Conoces AIESEC?

Acerca de la Flexibilidad y la Rigidez

En esas ando amiga mía... pues Julie, el problema entre ser flexibles y ser rígidos se fundamenta en que la flexibilidad en algunas cosas da paso a la ambivalencia, personalmente como líder se me dificulta tratar de ser ecuánime en este tipo de situaciones, primero porque la credibilidad de un líder puede verse afectada o por lo menos, las personas pueden perder cierto respeto en cuando a tareas se supone, por ejemplo, un miembro al ver la flexibilidad de un líder, se despreocupa porque el deadline que era para una fecha especifica no lo puede cumplir, entonces decide por si mismo postergarla, pensando que el líder le pasará esta falla, cosas así de pequeñas pueden aumentar poco a poco, claro no tiene que ser siempre el caso, pero el problema es que trabajamos con la diversidad. Es precisamente en este punto donde se exige los parámetros claros y delineamientos específicos para ciertos procesos, ya que al trabajar la diversidad puede que haya un miembro súper proactivo que siempre luchador hacer las cosas de la mejor manera, como también puede haber el miembro que busque el quiebre para ciertas cosas, unos procesos delimitados y estructurados permiten medir a todos de la misma manera, sin tener privilegios, cosa que en muchas ocasiones a los lideres les achacan, este tipo de “estandarización” aunque genera procesos automáticos o procesos comparados a grandes maquinas industriales son corazón, nos permiten ser equitativos frente a la diversidad.

En muchas ocasiones me he debatido entre hacer excepciones por personas que “se lo merecen” por su trabajo y entre no hacerlas, en este punto comienza un debate ético y moral, ya que si bien uno da el brazo a torcer, viene el problema que he mencionado anteriormente y es el de predilecciones, así miembros que tal vez trabajan, pero que “no se comparan” con dicho miembro, se quejarán porque las reglas “no son para todos” y su motivación disminuirá. Dejar continuar a un miembro, otorgarle el pleno derecho o dejarle pasar faltas menores generan inconformismo entre las personas que están alrededor, porque ellos también han trabajado y para algunos no sería justo que le dieran preferencias a algunas más que a otros, de igual forma, dales preferencias y en una próxima oportunidad posiblemente salga en una conversación y en un momento no adecuado.

Hay casos de casos también, conocí el caso de unas personas que por no entregar cosas requeridas a tiempo salieron de AIESEC, sus excusas es que estaban en vacaciones y no sabían de dicho requerimiento. En este punto me pongo en el lugar de ellos, por lo general personalmente cuando salgo a vacaciones es el momento en que más me dedico a @, pero me ubico en otra época, supongamos que tengo un viaje y realmente estoy incomunicado, regreso a la ciudad y me entero que salí por no enviar algún requerimiento… acá emergen dos puntos de vista, el primero es; Pero uno no sale por estar a prueba una vez, es decir, ya debió haber estado en prueba, entonces? Qué pasó?, bueno pero supongamos que yo me esforcé por obtener el pleno derecho de nuevo, solo que no envié esta información por estar de viaje, ¿qué se hace en este caso? Y otro pregunta, ¿de quién es la responsabilidad? Entonces, es responsabilidad del miembro, del líder? Es difícil decir en la medida en que vuelve y juega las excepciones, supongamos que la solución es crear una norma para que las personas que viajan no tiene que trabajar, o que no tienen que enviar ciertos requerimientos, ¿pero es esta la solución? Es decir, entonces una persona que olvide enviar algo puede que se le ocurra decir; estaba en viaje… Ahora, tal vez para mi, lo mejor es que los líderes estén consientes de ciertas variables externas, tal es el caso, y que le permitan hacer un tipo de prorroga, puede ser esta solución, ahora esta decisión depende de cada líder. Acá viene el segundo, y es que no deberían que dejarlo por eso, ya que qué culpa tiene de no poder enviar la información, creo que acá también viene el punto de vista de, “pero AIESEC es una organización de voluntariado, a nosotros no nos pagan por trabajar, deberían que tener más consideración”, cada vez que escucho esto recuerdo nuestra razón de ser y es el desarrollo de habilidades en los miembros (desarrollo del potencial humano), sí no exigimos, sí no creamos reglas de juego en esta simulación de empresa, entonces cómo podemos garantizar el aprendizaje bajo condiciones reales? El objetivo de crear normas es moldear el comportamiento humano, de tal forma que los miembros adopten unas pautas de comportamientos que al final se convertirán en costumbres y en estilos de vida. Por ejemplo, los deadlines aseguran que las personas desarrollen puntualidad y la concepción de responsabilidad, las tareas de igual forma desarrollan esta última y dependiendo de la especialidad de la tarea, también permitirán desarrollar otros skills o competencias. Es decir, las pautas que organizamos o creemos en común acuerdo dentro de la organización van dirigidas a un fin de desarrollo, que tal vez para algunos se les dificulta, pero debemos que entrar en la homogeneidad para sobrevivir entre la diversidad.

En fin Julie, este es otro tema para discutir larga mente, siempre hay diferentes puntos de vista que pueden llegar a chocar, el desarrollo y la toma de decisión que ocurra dependerá de la visión del líder en el momento, ser líder no es un trabajo fácil, especialmente en AIESEC.

Conoces AIESEC?

Conoces a AIESEC?

Acerca de la medición de @Xps

Ayer me puse a pensar acerca de nuestro producto.

El producto que ofrecemos es básicamente el @XP, un producto que para muchos puede ser en primera instancia intangible. El AIESEC XP es un producto único, el cual se adapta a las necesidades y gustos de nuestros clientes y que además genera un impacto positivo en nuestro país.

La cuestión con que sea un producto intangible es; realmente estamos entregando este servicio de la manera más óptima a nuestros clientes?, bueno, primero hay que definir algo, quiénes son nuestros clientes? Si a usted le hiciesen esta pregunta, qué respondería?? Son los TN takers nuestros principales clientes? Serán nuestros aliados financieros? O los de aprendizaje? Bueno, la respuesta es: nuestros principales clientes son nuestros miembros. Básicamente la “economía” de AIESEC gira en torno a ellos, y nuestro producto es entregado a cada uno de nuestros miembros. Cuando alguien ingresa por primera vez a la organización, nosotros le estamos ofreciendo una experiencia transformativa y de desarrollo personal enfocada precisamente a desarrollo de competencias, visión y valores organizacionales, esta promesa de marca se ve evidenciada a través de los miles de roles de liderazgo e intercambios existentes en nuestra red global. Sí bien los TN takers son clientes, nosotros les estamos ofreciendo es a una persona con un valor agregado lo cual es el @Xp, es decir, realmente lo que les estamos ofreciendo es el @XP, ahora bien, aclarando cuál es nuestro producto, y quiénes son nuestros principales clientes, realmente estamos entregando efectivamente nuestro producto?

Vemos en nuestra realidad miles de intercambios hechos a lo largo del mundo, los cuales muchos de ellos son intercambios blancos, y casi me atrevería a decir que ni siquiera llegan a ser blancos, creo que son transparentes. Me refiero a intercambios transparentes a aquellos que ni siquiera conocen una tercera parte de la organización, es decir, aquellos que ingresan por un pocket recruitment , diferencio así a los intercambios blancos, los cuales han participado en la organización, han tenido un rol de liderazgo, pero nunca han trabajado bajo un issue, por consiguiente, los intercambios “coloridos” son aquellos que están bajo un issue, y cuyos participantes lo han vivido dentro de la organización. Los intercambios trasparentes son fáciles de realizar, pero son los intercambios ideales? Por qué se nos dificulta hasta cierta medida hacer intercambios blancos, y aún más, coloridos?

Volvemos al punto de cómo evaluar sí estamos entregando @XP efectivamente. La evaluación de @XPs para mi, es una mezcla entre evaluación de competencias, evaluación de desempeño, evaluación de career plan y evaluación de índices de satisfacción.

AIESEC tiene excelentes herramientas para medir el nivel de competencias grupales e individuales, para esto AIESEC tiene el Assesment Competency Tool, este ACT le permite a los sujetos auto evaluarse y nos provee de una herramienta estadística de evaluación de competencias a nivel local y nacional. El ACT nos arroja estadísticas grupales más no individuales, de ahí es que la evaluación individual en cuanto a @XPs concierne, se debe que realizar bajo otra herramienta de evaluación de competencias y es la evaluación de 360º en un formato en hoja de cálculo o Word, los cuales se pueden encontrar en la net. La teoría dice que sí estamos brindando correctamente @XPs, si se realiza una evaluación cada quarter los niveles de competencias deberían que aumentar. Lo cual implica que se debe que diseñar una estrategia para crear la cultura de autoevaluación, pidiéndoles a los miembros que cada quarter se evalúen, pienso que este tipo de cosas debería que ser por iniciativa propia, pero una forma de promocionar esto podría ser transformarlo como un requerimiento para ser full member, aunque eso depende de cada LC.

La evaluación de desempeño es algo que se realiza con frecuencia en todos los comités locales, esta evaluación sí es un mínimo de membrecía, el cual sirve para medir el actuar de los miembros y otorgarle el estatus de full members. Ahora bien, cómo esto puede aportarnos para la medición de @XPs? Bueno, sí un miembro está viviendo una correcta @XP su desempeño debería que ser óptimo ya que ha debido que recibir las suficientes herramientas para su desenvolvimiento. Claro, no siempre puede ser índice de, pero contribuye al momento de integrar datos a comprender realidades locales y más, dentro de las áreas.

El career plan es otra herramienta de evaluación a través del cual medimos sí los miembros están alcanzando sus metas organizacionales y profesionales, además, nos sirve para medir el nivel de seguridad o confidence de nuestra membrecía. Por ejemplo, un miembro que nunca en su vida AIESECa ha tomado un rol de liderazgo, nos deja ver que el miembro muy posiblemente no siente que tenga las suficientes competencias para poder desempeñarse en uno, en este caso los encargados del trabajo con ese miembro deben que reevaluar lo que está sucediendo y ver cómo potencializar a esa persona.

Por último los índices de satisfacción es otra herramienta la cual considero que no evaluamos en AIESEC muy a menudo, ya que por lo general se utiliza para los EPs. Los índices de satisfacción nos indican qué tanto los miembros se sienten a gusto con la organización, en esta medida se considera que si un miembro no está a gusto con la organización, existe una falla y debe que ser corregida, este tipo de evaluación puede ser a través de surveys, de igual forma, lo ideal es que todas estas evaluaciones sean en la misma época, ahora bien, en consecuencia, se puede realizar en forma aparte o se puede diseñar un archivo de evaluación conjunta para esto.

Se espera que al momento de integrar los datos, un alto índice de evidencia en cada uno de los formatos de evaluación referiría a una correcta entrega de @XPs.

Ahora bien, qué consta una @XP? Personalmente creo que una @XP debe incluir para su desarrollo de ambientes de aprendizaje, roles de liderazgo, un ambiente internacional e incremento del networking, además del intercambio, saber esto nos permitirá evaluar y hacer un compilado de estadísticas para ubicar a nuestro LC en un nivel y crear estrategias para mejora y aumentar el nivel establecido. Es decir, de igual forma para cada stage debe que existir un tipo de “medición esperada” por ejemplo, se espera que para un I2A los niveles de competencias y su career plan no sean muy altos a comparación con un LR o alguien en un X stage, de igual forma diferente a alguien en un H4TF. Ahora, cómo hacerlo?? Bien, estandarizar este tipo de cosas es un poco de trabajo, lo ideal es segmentar a los miembros por stages, luego evaluarlos y encontrar la media para cada stage, este tipo de cosas debería hacerse a nivel nacional o internacional más no local, debido a la muestra que se obtendría en un LC (es demasiado pequeña a mi consideración), estandarizar a nivel internacional nos serviría para crear unos niveles o índices mundiales de excelencia.

Al momento de entregar @XPs de calidad creo que la tendencia a que el número intercambios con un @XP colorido aumentará, y que disminuirá los intercambios “transparentes”. De igual forma, esto impactará de manera favorable en la tasa de retención y en un contexto aún más subjetivo, en los niveles de impacto mundiales y la calidad de nuestros miembros.

Comunicación efectiva organizacional

El año 2008 fue para mí, el año de la comunicación efectiva. La comunicación efectiva es un tema que uno escucha bastante, que le piden que se mejore, o que todo el mundo reclama porque NO EXISTE COMUNICACION EFECTIVA!!! El problema en este punto es reclamar y reclamar y no hacer nada. La comunicación efectiva de hecho es algo de hecho (valga la redundancia) , comunicar efectivamente es hablar con los directos implicados y resolver dudas, comunicar efectivamente es que cuando se dé un mensaje, se debe que tener el tiempo de igual forma para escuchar abiertamente las inquietudes de a los que se les esté entregando el mensaje. Aquí hay un error, cuando se entrega el mensaje, más de uno cree que la forma en que uno se explica es la más óptima, y que si alguien no le entiende entonces es porque es un mal escucha, o no tiene el suficiente conocimiento para entenderlo, bueno, tal vez sea así, pero el punto es que los líderes deben que respetar la diversidad de los equipos de trabajo, y respetar la diversidad de los equipos de trabajo implica que si un miembro del equipo le pide a alguien que le vuelva a explicar, la idea es identificar en qué uno no se ha hecho entender y enfocarse en ese punto.

Cuando los líderes generan estas brechas creadas por intolerancia o por un mal día, se genera al mismo tiempo barreras que impiden el aprendizaje o que lo obstaculizan, claro está, sí a mi alguien me responde con tres piedras en la mano, la próxima vez que quiera preguntar lo dudaré por puro condicionamiento clásico.

La comunicación efectiva dentro de las empresas también se ve afectada por las imágenes inalcanzables que tienen algunos jefes, seres gloriosos y perfectos casi imposibles de acceder, así que los miembros de los equipos prefieren buscar otras maneras de acceder a la información, como en los corredores, antes de ser aplastados por un rayo o por una terrible tempestad. Entonces viene acá una reflexión, qué imagen le estamos vendiendo a nuestro equipo de trabajo??.

Varios de los tips para entregar un correcto mensaje se basan en poder utilizar un lenguaje acorde al equipo o a la persona, es decir, no es lo mismo entregar un mensaje a un colega a nivel administrativo o académico, que a un jefe de obra o de maquinaria, de igual forma tampoco es caer en la chabacanería. Otro punto es el entorno, la idea es siempre poder encontrar el medio preciso para dicha entrega, por ejemplo, sí se considera que es mejor entregar dicho mensaje de manera escrita y por un comunicado entonces bien, pero sí se considera que dicha información es mejor entregarla de una manera más personal y tal vez cara a cara, entonces tratar de encontrar por ejemplo un sitio que garantice privacidad y seriedad, no falta el jefe que le comunica la terminación del contrato cuando el miembro del equipo se encuentra almorzando o con el grupo de compañeros.

Otro de los puntos es que se debe que tratar de hacer en el momento justo, y no dejar que pase el tiempo, dejar que esto pase puede prestarse para chismes de corredor o mal entendidos entre áreas, de igual forma un desempeño bajo y con tropiezos.

Me acuerdo una vez en un equipo de trabajo, que se generó un gran chisme el cual impactó en el ambiente laboral, casi todo el mundo sentía que no podía confiar en el otro, un día me cansé de esto y decidí sentar a todo el equipo de trabajo para que habláramos sobre el tema, graciosamente y lastimosamente cuando aclaramos todo, nos dimos cuenta que todo comenzó por un hecho que nunca sucedió, pero que todos pensaron que sí y se expandió entre grupos, luego de aclarar los hechos nos causó mucha gracia, el ambiente laborar mejoró demasiado, pusimos reglas claras como que sí en algún momento se volvía a presentar algo así nos sentaríamos a hablar del tema antes de agrandar los hechos, y aprendimos que es mejor expresar nuestros sentimientos en un clima sin emociones para apoyarnos y ayudarnos a crecer como personas.

El tema de la multiculturalidad y la diversidad en la comunicación efectiva es de gran impacto, entender que no todos somos iguales, y que no todos entendemos, analizamos y procesamos de la misma manera es difícil de comprender, o por lo menos, de poner en práctica. Los choques culturales es otro de los problemas de la comunicación, o pues, que dificultan su correcto desenvolvimiento, lo que para una persona una palabra puede significar algo, para otra puede ser algo que ofende o algo completamente diferente, la semántica así entra a jugar un papel importante. Unos son auditivos, otros son táctiles, otros son visuales, unos abstractos, otros concretos, unos concienzudos, otros totalmente hollywood, identificar los estilos de trabajo y de personalidad ayuda de manera exagerada a la comunicación efectiva.

Otra de las herramientas para la comunicación efectiva, es el feedback, el feedback o retroalimentación genera un crecimiento como equipo, un crecimiento como líder y un crecimiento para el miembro del equipo, poder brindar efectivamente al equipo en qué se está fallando y en qué se puede mejorar, es algo que siempre brindará el crecimiento de la comunicación efectiva y el aumento de la confianza entre todo el Team. Cuando se hace feedback por lo general se comete un error y es señalar solo las cosas negativas y las cosas que se faltan por realizar, es importante recordar también que se debe que señalar las cosas positivas que el equipo o el miembro ha logrado.

Por último, en cuanto a comunicación efectiva se refiere, es un tema de práctica, y que no se logra con tan solo leer un artículo, el punto es ganar asertividad al implementar cada día la comunicación efectiva, y comenzar a entender cómo esta caja de Pandora funciona.